La gestione dei rischi e dei costi nei trasporti e nelle spedizioni internazionali

La crescita è l’obiettivo naturale di ogni sistema economico virtuoso. E per crescere, ogni sistema di necessita di una volontà ferrea di migliorarsi e di evolversi.

Se c’è una frase da bandire dalle imprese nella gestione dei trasporti e delle spedizioni è proprio la seguente: “In questa azienda abbiamo sempre fatto così”. Un’espressione che non è mai stata di aiuto nel cammino di alcuna azienda, perché testimonia una staticità prima di tutto “mentale”, una mancanza di volontà positiva nella “mente” delle persone che ci lavorano o che la guidano.

Questo però non significa che il processo di crescita sia una strada piana, priva di sobbalzi e di ostacoli (che a ogni modo non sono mai insormontabili se affrontati in tempo e con metodo). E nella vita di un’azienda questi ostacoli si traducono nei rischi rappresentati da una gestione inadeguata dei costi e delle spese.

Per mantenere i prezzi di vendita in linea con il mercato e per non veder ridotta la possibilità di incassare i corrispettivi delle vendite (che potrebbero creare anzi inaspettate marginalità) è necessario intervenire in modo incisivo e continuo proprio sui costi. Per fare ciò, è sempre più importante definire metodologie efficaci e sistemi innovativi di controllo gestionale: un processo continuo, fondato su metodi e sistemi prestabiliti, ma aperti a uno sviluppo teorico e tecnico/pratico, che consentano di programmare e controllare gli obiettivi prefissati, in rapporto ai presunti margini operativi.

Nell’ambito dei trasporti e delle spedizioni la gestione dei rischi e dei costi è un sistema unificato di audit e di organizzazione dei pagamenti ai fornitori che punta a identificare, valutare, gestire e mitigare tutti i tipi di rischio (strategico, operativo, IT-related, compliance-related e rischio generato dal rapporto con terze parti).

Già da queste prime indicazioni generali puoi comprendere i vantaggi organizzativi e finanziari di questo sistema di controllo.

Le aziende appaiono tuttavia in molti casi ancora restie ad adottarlo e poco consapevoli della sua utilità, contrapponendo le seguenti motivazioni:

• Risorse umane. Va detto innanzitutto che all’interno della propria organizzazione molte aziende delegano all’area delle risorse umane la logistica della conservazione in magazzino e della movimentazione. Con l’affidamento del processo a tali risorse si presume di mantenere il problema dei costi e dei rischi sotto controllo, ma questa scelta non è stata ancora adottata da tutte le aziende del settore, che in alcuni casi interpretano l’attivazione di un processo di controllo come qualcosa che va a toccare e alterare il delicato equilibrio delle risorse aziendali. 
• Formazione. In questo senso va aggiunto che molte volte le aziende che non fanno questa scelta non hanno investito a sufficienza nella formazione delle medesime risorse umane: il personale dedicato, più che possedere competenze, conoscenze e abilità distintive, porta avanti una routine di base tramandata nel tempo, limitata a servizi base, che non è in grado di studiare e monitorare se stessa in modo organico e scientifico.
• Filosofia aziendale. Una terza motivazione di questa riluttanza, non meno significativa ed erronea, deriva dalla valutazione riduttiva che alcune aziende attribuiscono al trasporto, non riconoscendo il vantaggio strategico e il valore immateriale che esso, se ben implementato, potrebbe offrire.

I vantaggi strategici di un controllo organizzato di spese e trasporti

Vale la pena di insistere proprio sull’ultimo punto per sottolineare come i vantaggi dell’audit siano tanto pratici quanto immateriali. Oltre alla mera riduzione dei costi, un’esigenza comunque fondamentale per i bilanci di un’azienda, un controllo di spese e rischi permette di perseguire obiettivi che possiamo definire sinergici, poiché si riferiscono in particolare alle relazioni con i propri clienti (sparsi nei vari mercati internazionali) e con i fornitori di servizi.

Una corretta gestione dei rischi ti offre dunque i seguenti vantaggi sinergici, spiegabili da diversi punti di vista relazionali:

• Rapporti con la clientela. Offrendo al cliente il trasporto sino a destinazione finale convenuta, entrambi sarete certi di investire su un servizio sicuro e controllabile in tutte le sue fasi. Anche il cliente, grazie all’esperienza positiva vissuta in fase di acquisto, svilupperà maggior fiducia verso i tuoi prodotti, e non solo per la loro qualità. Questa fiducia è la premessa di una relazione destinata a durare nel tempo.
• Rapporti con i fornitori. La presenza di un audit ti permetterà di verificare con dati certi che i tuoi canali distributivi e quelli utilizzati tramite lo spedizioniere siano efficienti e corrispondenti agli standard qualitativi predefiniti. Si tratta di un passaggio fondamentale, soprattutto per le vendite tramite e-commerce. Inoltre, come nel caso della clientela, permette di creare rapporti trasparenti con i collaboratori.
• Rapporti con il mercato. Da questo punto di vista, un audit ti permetterà di valutare in modo più preciso l’effettivo prezzo della merce venduta presso il Paese di appartenenza del cliente. Entrerai così in possesso di dati utili alla valutazione reale della potenzialità di penetrazione e/o di affermazione del tuo prodotto: premessa fondamentale per acquisire nuovi clienti e “amici” in una realtà diversa dal mercato domestico.

In relazione all’ultimo punto, il controllo organizzativo dei trasporti e delle spedizioni aiuta senza dubbio a verificare (se preesistente) o a elaborare ex novo una strategia aziendale più attenta alle reali esigenze del mercato verso il quale stai cercando sbocchi di vendita.

Includendo il costo del trasporto nei listini prezzi, per esempio, avrai a disposizione elementi di analisi statistica, utili a esaminare col rigore preteso dal marketing l’andamento delle vendite. In aggiunta, potrai comprendere se il prezzo che intendi proporre a un nuovo mercato sia equilibrato o meno.

Più in generale, possiamo affermare che dev’essere proprio una logica di internazionalizzazione a tracciare la rotta strategica delle imprese di oggi – specialmente per le PMI italiane, che sentono in modo particolare la necessità di accrescere la propria competitività (sia sul mercato interno, sia a livello globale) e di ammodernare la rete di rapporti con fornitori di servizi, banche e forze lavoro impegnate nei vari mercati.

Ma come è possibile, nel concreto, implementare questo audit?

Organizzare un controllo (audit) delle spese e delle spedizioni

La riduzione dei costi e il monitoraggio dei rischi nei trasporti si attivano durante i vari processi che interessano import ed export. Perciò bisogna prendere in considerazione tre diversi fattori:

• I contratti. È sempre necessario uno studio attento dei vari contratti di compravendita, dalle bozze fino agli eventuali rinnovi. Questa analisi permette tra l’altro di ottimizzare anche le cifre che vengono sborsate periodicamente per il rinnovo di un servizio utilizzato. Quando per esempio si stipula un contratto di assicurazione con uno spedizioniere o un vettore è fondamentale ricevere sempre una copia della polizza assicurativa nella sua interezza, e bisogna aver stabilito in tempo, a priori, le procedure da seguire in caso di controversie col fornitore (ad es. in caso di danneggiamenti della merce durante il trasporto).
• L’organizzazione interna. Si rende necessario analizzare nel dettaglio il modo in cui l’azienda gestisce effettivamente la catena di trasporto, e individuare i relativi punti di forza e debolezza. Ciò sarà possibile scegliendo a campione tra documenti di spedizione, fatture e comunicazioni di vario genere, insomma tutto ciò che è stato emesso all’esterno dall’azienda.
• L’analisi degli interlocutori. Il rapporto con lo spedizioniere potrà essere sviluppato analizzando con cura e metodo le sue proposte commerciali, i listini prezzi, le fatture emesse e tutti gli elementi che “tracciano” la sua filiera di movimentazione.

Una volta portata a termine questa analisi, il passo successivo sarà stendere in forma scritta un preciso regolamento aziendale, con norme e procedure che riassumano scelte strategiche e comportamenti da seguire.

Se per esempio la tua azienda opta per seguire le regole Incoterms® 2020, questi documenti dovranno mettere nero su bianco le scelte pratiche che vanno in quella direzione, rendendo inequivocabile la volontà di conformarsi a esse.

In ogni caso, una volta impostato un sistema metodologico di controllo delle proprie spese e dei trasporti, sarà bene riflettere su altre possibilità di miglioramento della tua Supply Chain.

E non solo, è fondamentale nell’ottica di proteggere il bilancio e la solvibilità della tua azienda, metterti al riparo da mancati pagamenti o ritardi da parte di clienti e fornitori, che potrebbero indebolire i vantaggi ottenuti tramite audit e altri meccanismi di controllo. In tal senso, il metodo migliore è quello di stipulare una polizza assicurativa sul credito commerciale.

Il quadro generale che abbiamo qui tracciato richiede senza dubbio alle aziende un rigore e una meticolosità non facili da sviluppare da zero.

Il commercio del XXI secolo ha d’altronde come parola d’ordine “evoluzione”, ed evolversi è per definizione un processo laborioso: una volta intrapreso con decisione, però, esso permetterà alle aziende di non associare più in modo automatico, timoroso e irrazionale spese e investimenti a un’idea di rischio, perdita e costo irrecuperabile – liberando invece energie e risorse umane e finanziarie prima sconosciute o mal sfruttate.