Contratti ed Export: attenzioni minime da avere per evitare rischi inutili.

In questo articolo vedremo gli elementi di base da considerare nei contratti di export/import per evitare eventuali problemi.

Quando si fa un accordo di esportazione/importazione infatti, si sta stipulando un vero e proprio contratto. E come tale, può tutelare la tua azienda o prevedere anche clausole svantaggiose.

Proprio per questo e poiché la complessità di un accordo con una controparte estera è solitamente maggiore che con una nazionale, è opportuno formalizzare l’accordo in forma scritta, anche se la forma scritta non è obbligatoria.

Non solo.

Nei prossimi paragrafi approfondiremo uno a uno i principali punti critici di un contratto di import/export internazionale:

• Gli standard internazionali per il contratto;
• i sistemi normativi di riferimento;
• il foro per le controversie;
• le lingue del contratto;
• la differenza tra proposta, contratto e Memorandum Of Understanding;
• gli Incoterms;
• le clausole per inadempienze;
• la Checklist di analisi della controparte commerciale;
• il pagamento
• le clausole di confidenzialità sui dati;
• la reciprocità degli obblighi.

Ricordiamo poi che queste rimangono indicazioni generali a cui prestare attenzione in tema di contrattualistica internazionale. Non intendono quindi sostituire il supporto di un legale esperto e di altri esperti che possono dare un aiuto professionale e specifico per il tuo settore e la tua azienda quando è opportuno stipulare un contratto internazionale.

Tuttavia, ti possono dare un’idea della complessità degli elementi da tenere sotto osservazione per affrontare un’attività di export con una prospettiva più ampia.

Iniziamo!

Standard internazionali per il contratto

Il testo del contratto è libero, anche se rifarsi il più possibile a standard internazionali è il sistema migliore per ridurre i rischi. Anzi, è opportuno.

Se tratti con aziende residenti in uno dei circa 25 Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione di Vienna del 1980 sulla vendita internazionale di merci, è utile rifarsi ad essa.

Fa’ però attenzione se devi stipulare dei contratti in cui la parte preponderante dell’obbligo del fornitore consiste in una fornitura di mano d’opera o di altri servizi: la Convenzione non si applica in questi casi.

 Sistemi normativi di riferimento

Tra i diversi sistemi normativi ci sono differenze che possono avere un impatto notevole sull’esecuzione del contratto e sulla composizione di eventuali divergenze. Di conseguenza è fortemente consigliato esplicitare qual è la normativa applicabile al contratto.

Le parti possono deciderlo liberamente, tenendo conto che vi sono due grandi famiglie di sistemi legali:

• La Civil Law (nata dal Diritto Romano);
• la Common Law (utilizzata principalmente dai Paesi anglosassoni).

Vi sono comunque numerosi Paesi che adottano sistemi misti o altri sistemi normativi.

Foro per le controversie

È anche necessario stabilire qual è il foro competente in caso di controversie.

Anche questa è una scelta libera, nella quale bisogna tener conto dell’applicabilità internazionale delle sentenze emesse dal tribunale prescelto. È infatti inutile indicare in contratto un tribunale le cui sentenze non abbiano valore verso la controparte.

L’applicabilità delle sentenze all’estero dipende dagli accordi internazionali. Le sentenze italiane sono riconosciute da circa 40 stati solamente, per esempio.

In merito a ciò, il Regolamento EU 593/2008 dà indicazioni molto utili su come scegliere la legge applicabile nei contratti all’interno dell’EU.

In alternativa, si può anche scegliere l’arbitrato secondo la convenzione di New York del 1958, che ha il vantaggio di essere riconosciuta da circa 180 Paesi. È però una soluzione generalmente più cara.

Lingue del contratto

Nel caso in cui il contratto sia redatto in più lingue invece, è opportuno stabilire qual è la lingua ufficiale del contratto stesso. Infatti, molti termini hanno interpretazioni diverse nelle varie lingue.

Proposta, contratto e Memorandum Of Understanding

Una trattativa commerciale normalmente parte da un’offerta che, se viene accettata dal cliente, diventa un contratto vero e proprio.

È quindi molto importante indicare già nell’offerta tutto ciò che si vuole che ci sia nel contratto, perché, se il cliente ti invia una accettazione formale dell’offerta, a quel punto sei vincolato da un contratto.

Affinché un contratto sia valido però, l’accettazione deve però essere identica alla proposta, altrimenti si tratta di una controproposta.

In tal senso, è bene fare attenzione ad iniziare a dare esecuzione a ciò che è previsto nel contratto prima che esso sia completamente definito, perché si potrebbe intendere che abbiamo accettato le condizioni proposte dalla controparte (comportamento concludente).

Il rischio è che l’azione venga considerata un’implicita accettazione della proposta e quindi del contratto.

Eventuali Memorandum Of Understanding (o “lettere d’intenti”) tipicamente non vogliono essere contratti vincolanti. Ma affinché non si rischi che in qualche modo lo diventino, devono essere fatte nel modo corretto. Per redigerle, il supporto di un legale è dunque consigliato.

Incoterms

Anche per definire il momento di passaggio della proprietà dei beni venduti ci sono diversi metodi e proprio per ridurre l’impatto di queste differenze.

L’International Chamber of Commerce ha creato gli Incoterms, che sono standard di resa della merce che definiscono:

• In quale luogo i beni si intendono consegnati al cliente;
• chi ha in carico i rischi degli stessi;
• chi deve sostenerne i costi di trasporto, sdoganamento e di assicurazione.

Dato il consolidato e ampio riconoscimento degli Incoterms (la prima emissione è del 1936), è assolutamente consigliato usare questi invece di altre definizioni meno consolidate.

Affinché non ci siano equivoci, è necessario citare la versione degli Incoterms a cui si fa riferimento (l’ultima è la 2020) e il luogo di resa della merce.

È anche possibile fare modifiche degli Incoterms in base ad esigenze particolari, ma è rischioso. In tal caso conviene farsi supportare da un esperto.

Clausole per inadempienze

Stipulando un accordo con un’azienda facente parte di un’area geografica, economica e culturale diversa, è utile definire cosa accade nei casi di inadempimento del contratto, con relative clausole risolutive espresse.

Limitazione delle responsabilità

È opportuno, soprattutto se sei il venditore, introdurre clausole di limitazione delle responsabilità e anche una clausola che dia la possibilità di sospendere la prestazione se c’è il fondato sospetto che l’altra parte sia inadempiente, perché questa possibilità non è per nulla scontata.

Parlando di responsabilità, va chiarito se si parla solo di danni diretti o anche di quelli indiretti, solo di quelli prevedibili o anche di quelli imprevedibili.

Liquidazione dei danni

La liquidazione dei danni può anche essere prevista tramite penali (liquidated damages), che predefiniscono l’importo del risarcimento.

Dato che possono essere molto rischiose, bisogna riflettere bene sui possibili scenari in cui si applicheranno e sull’impatto delle stesse.

“Forza maggiore”

Connessa alla definizione di limitazione delle responsabilità vi è il concetto di “forza maggiore”; nei contratti che si basano sulla Common Law è opportuno definire i casi in cui essa si applica, perché il concetto equivalente di “frustration” è più vago e più estensivo che nella Civil Law.

Una buona idea può essere quella di rifarsi alla definizione di force majeure della Camera di Commercio Internazionale.

Hardship

Il concetto di hardship, invece, prende in esame il caso in cui per una parte diventa particolarmente oneroso l’adempimento, anche se non impossibile.

Può essere utile, ma anche in questo caso vanno definite le condizioni in cui si può ricorrere a questa clausola e cosa accade se si verifica il caso.

Checklist di analisi della controparte commerciale

Quando definisci un accordo commerciale di export con un’azienda estera, dovresti analizzare alcuni suoi aspetti.

Condizioni Generali di acquisto o vendita

Nelle trattative internazionali, capita spesso che le aziende (soprattutto le grandi imprese) si scambino le loro Condizioni Generali (di acquisto o vendita), pretendendo che la controparte le accetti.

Ecco, bisogna sempre essere estremamente cauti nell’accettare le Condizioni Generali della controparte, perché è molto probabile che contengano qualche clausola svantaggiosa per la tua impresa.

Allo stesso tempo, per evitare di trovarti in una posizione di debolezza in base al principio per cui “l’ultimo che parla ha ragione”, è opportuno rispondere rapidamente dopo la ricezione di Condizioni Generali che non ci vanno bene.

Informazioni commerciali e rischio Paese

Nella valutazione della controparte in un business internazionale, oltre a raccogliere le informazioni sulla serietà e l’affidabilità dell’azienda, si deve anche valutare il rischio Paese e quello valutario nel caso in cui si usi una valuta diversa.

Blacklist

È anche necessario verificare sin dall’inizio che la controparte non sia inserita in una blacklist nazionale o internazionale (paradisi fiscali, terrorismo, attività finanziarie illecite, etc.) perché fare affari con una controparte listata potrebbe avere serie conseguenze.

Global Compact dell’ONU

Infine, è sempre più importante e frequente inserire nei contratti una clausola in cui le parti si impegnano ad aderire ai principi del Global Compact dell’ONU (o ad altri standard, magari locali) in tema di diritti umani, lavoro, ambiente, lotta alla corruzione.

Infatti l’attenzione delle autorità, dei media e dei consumatori su questi temi cresce costantemente.

Il pagamento

Ancora più che in quelle nazionali, nelle transazioni commerciali internazionali bisogna essere ragionevolmente certi che il cliente paghi.

Quali sistemi di pagamento esistono e quali garanzie puoi ottenere?

Bonifici e Carta di credito

A livello internazionale si usano i bonifici e, sempre più, i pagamenti elettronici (Carte di credito, PayPal, etc.)

Questi metodi sono senz’altro più efficienti degli assegni e delle cambiali, che peraltro hanno regolamentazioni diverse in base al Paese. Per esempio, nei Paesi di Common Law non sono considerati titoli esecutivi.

“Cash Against Documents”

Un metodo di pagamento classico nelle transazioni internazionali è il “Cash Against Documents”, che corrisponde al pagamento alla consegna a livello nazionale e tutela sia il cliente che il fornitore.

In questo caso, la banca del cliente sblocca il pagamento a seguito della presentazione da parte della banca del venditore dei documenti previsti nell’accordo.

La forma più tipica di CAD è la Lettera di Credito.

Anche se questo metodo di pagamento sembra sicuro, può comunque nascondere molte insidie.

Per questo motivo, va gestito con estrema attenzione da entrambe le parti, perché il controllo dei documenti effettuato dalle banche è di tipo formale e molto stringente e il pagamento può essere messo a rischio da minime discrepanze formali.

Inoltre, è opportuno stabilire termini di resa con Incoterms che prevedano che il trasporto sia gestito dal venditore (termini del gruppo “C”). In questo modo, è possibile tenere sotto controllo l’emissione dei documenti di trasporto nel modo corretto sia ai fini legali e fiscali sia a quelli di pagamento da parte della banca.  

Assicurare o cedere il credito

Il credito estero può inoltre essere assicurato o ceduto e, per pianificare queste attività, ti consigliamo di chiedere il supporto di un esperto del settore.

In particolare, per richiedere informazioni sulla possibilità di assicurare il credito estero, clicca qui.

Anche nel caso in cui si richiedano fidejussioni/garanzie o vengano a noi richieste in quanto fornitori (tipico nelle gare d’appalto), è opportuno rifarsi agli standard della Camera di Commercio Internazionale e, anche in questa occasione, avvalersi dell’aiuto di un esperto.

Clausole di confidenzialità sui dati

Nei contratti sono da prevedere clausole di confidenzialità dei dati, sia di quelli personali, da gestire in base al GDPR e ad eventuali norme nazionali applicabili, sia di quelli aziendali.

Circa questi ultimi, è importante ricordare che, per poter realmente rispettare le regole di confidenzialità scritte nel contratto, dobbiamo coinvolgere i nostri collaboratori e chiedere anche a loro di rispettare questi accordi.

Bisogna poi constatare che il livello di sicurezza dei sistemi informativi della nostra azienda deve essere adeguato a gestire la riservatezza richiesta dal contratto.

È inoltre consigliato farsi dare una lista ufficiale dalla controparte circa i dati che si possono (o che non si possono) divulgare, in modo che ci sia chiarezza su questo tema, oggi molto sensibile.

L’obiettivo: la reciprocità degli obblighi

L’ultimo elemento su cui ci soffermiamo è di vitale importanza: in ogni accordo internazionale bisogna sempre puntare ad avere una reciprocità di obblighi tra le due parti, in tutte le condizioni contrattuali.

Talvolta è difficile da ottenere con le grandi aziende, che sono abituate a dettare le loro condizioni a clienti e fornitori, ma è molto importante per evitare che un contratto diventi un cappio al collo della azienda.

Conclusioni

Con questo articolo, abbiamo messo in luce i principali punti di attenzione da considerare nel momento in cui ci si appresta a stipulare un contratto internazionale.

L’auspicio è quello di aiutare i proprietari di PMI ad avere un quadro generale dell’argomento, in modo da avere in mente tutti gli aspetti da analizzare per evitare il più possibile errori e dimenticanze.

Si può notare il gran numero di elementi citati. Esso è lo specchio della complessità della materia.

Ne consegue che è bene essere informati su questi argomenti, ma anche che è opportuno farsi supportare da professionisti qualificati sui vari aspetti, soprattutto se non si ha esperienza di commercio internazionale.

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