Organizzare la gestione della tua impresa e la Supply Chain: i primi passi in un mercato “volatile”

Le aziende possono avere sostanzialmente due approcci al mercato.

Alcune, molto poche, hanno un prodotto così unico ed appetibile che possono permettersi di mettere in atto la famosa affermazione attribuita ad Henry Ford quando lanciò la Model T: “Ogni cliente può avere l’auto verniciata del colore che vuole, purché sia nero”.

Tutte le altre aziende devono fare i conti con una concorrenza sempre più globale e sempre più innovativa e quindi devono continuamente lavorare per conquistare e mantenere i clienti.

Per farlo, prima di tutto, è necessario capire cosa vogliono i clienti e cosa potrebbero desiderare pur non rendendosene conto; queste attività riguardano tuttavia il marketing e non ce ne occupiamo nel presente articolo.

Qui vogliamo invece condividere con te alcune riflessioni, necessariamente di carattere generale in quanto ogni settore e ogni azienda hanno le proprie specificità, sul passo successivo.

Cioè?

Sull’organizzazione dei processi aziendali in funzione della soddisfazione del cliente.

Infatti, è fondamentale, una volta che hai speso soldi e tempo per capire cosa vuole il cliente, far tesoro delle informazioni acquisite.

Il primo ostacolo della gestione d’impresa: la resistenza al cambiamento

Detto ciò, bisogna sapere che organizzare una startup in funzione della soddisfazione del cliente è normalmente meno complesso che modificare un’azienda esistente.

Infatti, come oramai viene detto e ripetuto da anni nei corsi di management, ogni essere umano e ogni organizzazione hanno una resistenza al cambiamento che è più o meno forte in funzione di diverse variabili. Una di queste è il tempo: da più tempo esiste un’organizzazione più ha un’elevata resistenza al cambiamento.

Questa resistenza al cambiamento costituisce un grosso ostacolo per aumentare la profittabilità di un’azienda, e talvolta rischia persino di condannarla al fallimento.

Il mondo attuale, invece, è caratterizzato da un cambiamento sempre più veloce, tanto che già da tempo l’esercito USA lo definisce con l’acronimo VUCA (Volatile, Incerto, Complesso, Ambiguo). Di conseguenza, il cambiamento dei processi e dell’organizzazione aziendale non può che essere continuo, per potersi adeguare a una realtà mutevole (basta pensare a cosa è accaduto e sta accadendo col COVID-19).

In questo contesto complesso e volatile, come capire se la tua azienda è adeguata al mercato attuale?

E parliamo del mercato  di oggi, non di quello di 10 anni fa o di un anno fa e neanche a quello del mese scorso.

Ecco, per capirlo puoi porti alcune domande.

Queste domande sono ancora più vitali quando esporti e affronti mercati esteri, in quanto le aspettative dei clienti possono essere anche molto diverse da quelle dei clienti italiani.

Il primo passo: scopri cosa si aspettano oggi i clienti dal tuo prodotto.

1. Domanda: Il prodotto / servizio che vendo ha le caratteristiche che i clienti oggi si aspettano?

Tutti i prodotti invecchiano, sia perché la concorrenza crea sempre qualcosa di nuovo sia perché cambiano i gusti, le esigenze tecniche, le normative applicabili, etc.

Adeguare il prodotto al mercato e, anzi, proporre sempre qualcosa in più della concorrenza, richiede un continuo investimento in ricerca e sviluppo e nell’adeguamento dei processi produttivi.

Questo è vero anche in prodotti molto consolidati e apparentemente “senza tempo”.

Un esempio è il gelato: alcune decine di anni fa i gelati (almeno a Milano) erano mediamente molto meno buoni di quanto lo siano oggi. Dopo questo netto miglioramento di qualità, poi, è arrivata anche la varietà di gusti: da 6-7 gusti si è passati agli almeno 20 che oggi ogni gelateria propone, con sapori sempre nuovi.

Oggi, per poter sopravvivere, anche una gelateria deve avere un processo produttivo di qualità elevata e capace di innovazione continua. 

Il secondo passo: adeguati ai nuovi standard nella gestione delle transazioni commerciali

Domanda: Le modalità con cui i clienti possono acquistare il prodotto sono quelle che effettivamente oggi desiderano utilizzare?

Si discute da tempo sulla transizione dai sistemi di vendita fisici (negozio, grande distribuzione, rete vendita, etc.) al web. Per fare il passaggio, però, non basta creare un sito web in cui esporre i propri prodotti.

È necessario un “salto culturale”. Soprattutto per le aziende che operano nel B2B.

Amazon e gli altri colossi del settore hanno creato dei nuovi standard per la gestione delle transazioni commerciali.

Cosa significa concretamente per la tua attività?

Che fare vendite online implica anche:

• Accettare sistemi di pagamento adeguati (es. carta di credito);
• avere una gestione logistica flessibile;
• avere una gestione dei resi rapida ed efficace;
• descrivere i propri prodotti sul sito nel modo più accurato possibile, per evitare resi e giudizi negativi;
• rendere pubblici i propri prezzi (cosa niente affatto scontata per le imprese nel settore B2B).

In funzione del tipo di prodotto e di mercato in cui opera la tua azienda, è anche da valutare se per dare visibilità ai propri prodotti è più conveniente appoggiarsi ad una grande piattaforma esistente, piuttosto che cercare di lanciare la propria con grandi investimenti a fronte di un successo incerto.

Terzo passo: aggiorna sempre i processi aziendali e la Supply Chain

Domanda: L’organizzazione interna della mia azienda è adeguata per raggiungere gli obiettivi aziendali, soddisfacendo le esigenze del cliente, i requisiti normativi e i nuovi trend di mercato? 

Questo è forse il punto più critico e meno evidente quando si pensa ad adeguare l’azienda alle aspettative del cliente.

Infatti, quando si pensa al cliente, ci si focalizza normalmente sul prodotto/servizio che si offre e al modo in cui lo si vende. Ma anche tutte le altre attività e i processi aziendali hanno un forte impatto sul cliente e, di conseguenza, influenzano i risultati delle attività promozionali.

Può essere un grosso errore non considerarle.

Ti proponiamo allora qualche spunto e consiglio su questo tema:

Partnership durature e fornitori alternativi per una Supply Chain efficiente

Per dare ai clienti ciò che vogliono, nei tempi che vogliono, ai prezzi concordati e nello stesso tempo contenere i costi e garantire un servizio continuativo nel tempo, bisogna avere una gestione della “Supply Chain” efficiente e adeguata alle necessità.

Se con i tuoi fornitori stabilisci rapporti di partnership di lunga durata in cui vi aiutate reciprocamente a migliorare il prodotto e il servizio, potrai contare su forniture continuative (anche in situazioni di crisi di mercato), su una qualità stabile, su prezzi non speculativi.

Un ottimo esempio di come una partnership duratura ha migliorato i processi aziendali di un’azienda migliorandone le vendite, è quello di Toyota.

La Toyota nel 1° semestre 2021 negli USA, ha surclassato tutti gli altri produttori perché è riuscita a consegnare le auto ai clienti, nonostante la grande carenza di semiconduttori sul mercato mondiale. E questo grazie al fatto che, pur avendo inventato la Supply Chain “just in time” (senza scorte) che ha fatto scuola nel mondo negli ultimi 50 anni, ha firmato accordi con i suoi fornitori in base ai quali essi si sarebbero dovuti attrezzare per garantire comunque la disponibilità di un certo quantitativo di pezzi. 

Naturalmente dovrai scegliere fornitori che siano interessati ad un rapporto di questo tipo, per costruire il quale è anche necessario da entrambe le parti un livello di trasparenza elevato sui processi interni, sui costi e sugli eventuali problemi.

Un’altra modalità per proteggersi dalla possibile interruzione di catene di fornitura è avere almeno un fornitore alternativo a quello principale, che possibilmente si trovi in un’area geografica diversa (la diversificazione è alla base della riduzione del rischio).

Potenziare la logistica interna

Per rendere più efficiente ed efficace la tua logistica interna, puoi adottare una tecnica oramai consolidata e che non richiede grandi investimenti, ma che implica cambiamenti culturali molto forti da parte del personale.

Di cosa stiamo parlando?

Di passare da una gestione del magazzino a ubicazioni fisse ad una randomica (casuale), che consente di ottimizzare l’uso dello spazio e di ridurre gli errori in fase di stoccaggio e di prelievo merce. Per far ciò puoi ricorrere anche a software sviluppati ad hoc.

 Tuttavia, ciò è assolutamente contro-intuitivo per l’essere umano. Infatti, si deve accettare che sia un computer a decidere dove posizionare i prodotti in magazzino e a ricordare dove si trovano.

Il metodo 5S

Investire tempo per mantenere l’ordine interno nei reparti aziendali usando il metodo 5S che fa parte del famoso Toyota Production System, spesso sembra una perdita di tempo a molti imprenditori. Forse anche a te.

L’esperienza di aziende in tutto il mondo dimostra invece che questa strategia aumenta l’efficienza e la velocità dei processi e riduce i costi interni.

In ogni caso, anche per adottare questa metodologia con successo dovrai gestire il cambiamento coinvolgendo i collaboratori (Change Management).

I controlli servono?

I controlli (sul prodotto, contabili, note spese, presenze del personale, etc.) sono utili solo se trovano non-conformità. Se non ne trovano, ci sono due possibilità:

• Non ci sono non conformità perché il processo non ne produce, e allora i controlli sono un costo inutile;
• il controllo non è capace di individuarle, e allora è un costo inutile. Bisogna sostituirlo con un controllo efficace.

Se per garantire la conformità di ciò che consegni al cliente devi avere un sistema di controlli di qualità che ti costa molto, forse faresti bene a rivedere alla base il tuo sistema produttivo/logistico.

Infatti, è molto più sicuro e costa molto meno, alla lunga, produrre oggetti conformi agli standard richiesti piuttosto che correggerli a posteriori.

Smart Working: quali opportunità offre per la gestione aziendale?

Gli imprenditori e i manager hanno la tendenza a voler vedere di persona i lavoratori per accertarsi che lavorino.  Col COVID il lavoro da remoto è diventato improvvisamente pratica comune in tutto il mondo, costringendo i “capi” a rinunciare a sorvegliare i lavoratori.

Oggi abbiamo quindi la storica opportunità di valutare se il lavoro da remoto è più o meno produttivo di quello in presenza. Se fosse altrettanto (o più) produttivo, si apre una possibilità unica di organizzare l’azienda in modo diverso dal passato, riducendo costi (uffici, scrivanie, etc.), migliorando l’efficienza e aumentando la motivazione del personale, che in gran parte sembra apprezzare il lavoro da remoto o misto.

Ogni azienda deve perciò fare le sue misurazioni nel modo più oggettivo possibile, al fine di avere dati “veritieri” che aiutino a prendere decisioni utili a servire meglio i clienti e ad aumentare i profitti.

In conclusione, ricorda: il nemico più pericoloso per un’organizzazione dei processi aziendali più efficace, efficiente, lineare e semplice, in grado di soddisfare meglio i clienti e aumentare i profitti, non è il costo degli investimenti, ma la resistenza al cambiamento.

Supply Chain, processi produttivi, controlli, gestione del personale e degli spazi lavorativi: tutto può essere oggetto di analisi e approfondimento nell’ottica di migliorare la tua azienda e i tuoi prodotti e renderli competitivi anche nel mercato volatile di oggi.

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